좋은 보고서의 기준은 상사의 취향에 따라 달라질 수 있다. 어떤 상사는 최대한 간결하게 요점을 짚은 보고서를 선호하고 어떤 상사는 결론을 뒷받침할 근거가 되는 팩트를 중요시한다. 그러나 보고 받는 사람의 취향이 어떻든 간에 좋은 보고서의 공통적인 특징이 있다. 문제의 핵심과 그에 대한 해결책을 담아 가장 간결하면서도 설득력 있게 전달한다는 것이다.
보고서를 잘 못 쓰던 사람도 연차가 쌓이면서 보고서를 쓸 때마다 노력하면 실력이 나아지긴 한다. 하지만 대부분 개선의 폭과 속도는 그다지 크지 않은 경우가 많았다. 보고서를 잘 쓰려면 먼저 좋은 보고서에 대한 기준이 높아야 한다. 품질 기준이 낮으면 자신이 쓴 보고서가 어떤 면에서 부족한지 모르고, 그러다 보면 발전이 별로 없다. 보고서를 잘 쓰는 사람, 조금 더 일반화해서 말하면 일 잘하는 사람은 내용과 형식 면에서 높은 품질 기준을 가지고 있다. 어떤 일을 맡겨도 처음에는 어설프고 혼란스러울지 몰라도 자신만의 품질 기준을 가지고 자기 일을 끊임없이 개선해 나가기 때문에 발전이 빠르다.
그러면 어떻게 해야 자신의 품질 기준을 높일 수 있을까? 가장 좋은 출발점은 여러 사람이 인정하는 좋은 보고서를 몇 개 구해서 흉내 내보는 것이다. P&G 회사의 '1Page 보고서'는 좋은 보고서 사례 중 하나다. 보고를 받고 승인해야 하는 상사들은 매우 바쁜 사람들이니 한 페이지에 결론, 배경, 이유, 취해야 할 조처 등을 간결하게 정리하라는 것이다. 구체적인 내용이 더 궁금하다면 상사가 질문을 할 테니 세세한 부분은 준비했다가 구두로 답변하면 된다.
또 한가지 방법은 다른 사람이 쓴 보고서를 접할 때마다 비판적 시각으로 검토하는 것이다. 논리가 명확한가, 결론에 이르는 근거는 충분한가, 군더더기 없이 꼭 필요한 내용만 담았는가 등 좋은 보고서의 요건을 놓고 따져봐야 한다. 직급이 높아지면 자연히 동료나 팀원의 보고를 받고 지시하는 일도 늘어난다. 그때를 자신의 품질 기준을 높이는 기회로 활용하는 것이다.
다른 사람을 가르치는 것도 방법이다. 사람들이 무엇을 안다고 할 때 많은 경우 안다고 느끼기는 하지만 구체적으로 말해보라고 하면 막막해진다. 이것은 진짜 아는 것이 아니다.
(출처) 내향인 개인주의자 그리고 회사원 - 조준호 x 김경일
